تعرف المناقصة بأنها دعوة لقبول عرض رسمي من قِبل الشركات المالية أو المؤسسات الحكومية لتقديم عطاءات متعلقة بالمشاريع الكبيرة. على أن يتم ذلك خلال فترة زمنية محددة.
أي أنها عرض لأداء مهمة محددة، أو توريد سلع بسعر محدد سابقاً. بمعنى أنّها مستند يقدمه المورد بناءً على طلبات المشتري أو طالب الخدمة؛ فمثلًا في البناء تتم عملية المناقصة لاختيار المقاول الذي سيقوم بأعمال البناء، وذلك بسعر محدد ثابت خلال فترة زمنية معينة.
تقوم المؤسسات بإدارة عملية المناقصة بشكل دقيق جداً. آلية عمل المناقصة تتاح خدمات المناقصات لمقدمي العروض المحتملين ، شاملة صياغة عطاءات مناسبة ، وتنسيق العملية لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية ، وضمان الامتثال للقوانين المعمول بها . وفي عملية تنافسية بحتة، يبحث المشترون عن تقديم مناقصات من موردين متعددين، ويقومون بتقييم وقبول العطاءات التي تلبي احتياجاتهم على أفضل وجه ممكن .
أنواع المناقصات
المناقصة المفتوحة يُمكن إجراء عملية المناقصة المفتوحة من قبل القطاع الخاص والقطاع العام على حد سواء؛ وفيها يتم الإعلان عن عروض المناقصة في الجريدة المحلية.
ويتم تقديم المعلومات الأساسية للأعمال المقترحة، كما يسمح لأي شركة بالتقدم للمناقصة. فبهذه الحالة تقل التكاليف بسبب تنافس الأطراف المتقدمة للمناقصة لتقديم أفضل قيمة.
وفيها يتم إرسال دعوات محددة للموردين أو المقاولين لعدة أسباب منها ؛ الخبرة المحددة في المشروع، النجاح في المشاريع السابقة. كون المورد مناسبًا للمشروع من حيث طبيعة العمل والتعقيدات المطلوبة.
مناقصات القطاع العام المناقصة الانتقائية يتم نشر المناقصة من قبل إدارة القطاع العام، وفيها تكون المنافسة عادلة ومتساوية للجميع. لإنفاق أموال القطاع العام بشكل عادل وحكيم.
في هذا النوع من المناقصات يتم اختيار الموردين المناسبين، ثم بعد ذلك يتم إرسال دعوة لهم للتفاوض وتقديم عدد من العروض، ويعد هذا النوع شائعاً في القطاع الهندسي والبناء. وفي أغلب الحالات تتم هذه المناقصة بالتعاقد مع متعاقد واحد. مناقصة إطار العمل مناقصة التفاوض في هذا النوع من المناقصات يختار العميل مجموعة من المقاولين للعمل معهم خلال فترة زمنية محددة، مع وجود خيار التمديد إذا نجح العمل واعتماد المقاول أو المورد، وهي طريقة مثالية لتأمين العمل على المدى الطويل.
وتمر المناقصة بعدة مراحل، وهي كالتالي: مراحل إجراء المناقصة وتسمى مرحلة طرح العطاء، وهي إحدى المراحل الأساسية للمناقصة. و تهدف إلى ضمان علم الجميع بها، لكي يتمكن أكبر عدد من المتنافسين من التقدم إليها، لتحقيق المساواة بينهم، ويشترط في نشر وإعلان المناقصة عدة أمور، منها:
• مرحلة النشر والإعلان
1. نوع المناقصة.
. 2. آخر موعد لتقديم العطاءات.
3. الأصناف المطلوب توريدها، أو الأعمال المطلوب تنفيذها
4. المقابل النقدي للنسخة، التي تتضمن شروط العطاء وقوائم الأصناف أو الأعمال وملحقاتها، والجهة التي يمكن استلامها منها، وآخر موعد لاستلامها.
5. الجهة التي تقدم إليها العطاءات
6. موعد فتح المظاريف.
7. أن يكون إعلان المناقصة بالنشر في وسيلة نشر مناسبة، وبعدد المرات التي نص عليها القانون، على أن يراعى، في كل ما سبق، ما نص عليه قانون المناقصات والمزايدات.
• مرحلة بت العطاءات
• إعداد العطاء وتقديمه يكون بت المناقصات إما من طريق لجنتين، تقوم إحداهما بفتح المظاريف، والأخرى ببت المناقصة، وإما من طريق لجنة واحدة، لفتح المظاريف وبت العطاء.
من الأمور الضرورية في المناقصات هو توافر بعض المبادئ ، أهمها: مبادئ المناقصة أي أن تقوم إدارة المشتريات بمعاملة جميع المناقصين معاملة واحدة وعلى قدم المساواة وذلك بأن تطبق شروط المناقصة كافة بحق جميع المناقصين وبدون أي تفرقة أو تمييز أو تحيز.
• المنافسة
• المساواة وهذا لا يتم تحقيقه إلا من خلال الاعلان عن المناقصة في وسائل النشر المختلفة من أجل أن يتم إتاحة الفرصة لأكبر عدد ممكن من المجهزين للمشاركة في المناقصة .
ويعني أنه لا يجوز لإدارة المشتريات أن تتدخل وتجري أية تعديلات على شروط المناقصة بعد أن تم الإعلان عنها والتي على أساسها تقدم المناقصون بعروضهم وعطاءاتهم.
